Jakie funkcje powinien oferować program do obsługi kancelarii?

Właściwe oprogramowanie do zarządzania sprawami jest obecnie koniecznością dla każdej firmy prawniczej. Wybór jest ogromny. Dlatego na pewno znajdziesz idealny program do obsługi kancelarii. Zobacz, na co warto zwrócić uwagę, szukając odpowiedniego narzędzia.

Niezbędne funkcje

Zanim zaczniesz szukać oprogramowania, zastanów się, czego tak naprawdę potrzebujesz. Czy musisz mieć kompleksowy system, który obsługuje zarządzanie sprawami, kalendarz, czas/fakturowanie, księgowość i zarządzanie dokumentami. A może szukasz prostego, skoncentrowanego programu do obsługi kancelarii, która będzie dobrze sobie radzić z czasem i rozliczeniami?

Jak widzisz, odpowiedź na to pytanie jest niezwykle ważne. Do najpopularniejszych funkcji możemy zaliczyć:

  • Zarządzanie kontaktami i klientami: poprawia obsługę klientami. W każdej chwili możesz sięgnąć po potrzebne informacje o danym kliencie. W ten sposób możesz zaoszczędzić sporo czasu. W większości programów do obsługi kancelarii możesz tworzyć kontakty, a następnie łączyć je z odpowiednimi sprawami i spotkaniami.
  • Zarządzanie sprawami: rzeczywista funkcjonalność będzie się różnić w zależności od programu. W podstawowym oprogramowaniu możesz wprowadzać podstawowe informacje o kliencie, łączenie kontaktów, tworzenie spotkań, przypisywanie sprawie odpowiedniego numeru i rozliczanie się z niej. Z kolei bardziej zaawansowany program oferuje dodatkowe funkcje. Możesz na przykład określić typ sprawy, wprowadzić informacje o członkach rodziny klienta lub informacje o wypadkach samochodowych w sprawach dotyczących obrażeń ciała. Dlatego zanim wybierzesz oprogramowanie, koniecznie się zastanów, jakie są Twoje potrzeby.
  • Podstawowe funkcje kalendarza: mogą być niezwykle pomocne. Informują o spotkaniach z klientami, rozprawach sądowych, konsultacjach i urlopach pracowników. Jeśli chcesz mieć dostęp do kalendarza 24/7, poszukaj programu do obsługi kancelarii, który możesz zainstalować na smartfonie lub opartego na chmurze. Wtedy wystarczy, że będziesz mieć dostęp do Internetu, by z niego korzystać. Zobacz, czy kalendarz możesz udostępnić asystentowi lub innemu prawnikowi.

Na jakie funkcje warto jeszcze zwrócić uwagę?

Przydatną funkcją jest zarządzanie zadaniami i projektami. Dzięki niej możesz bez problemu śledzić własne zadania lub delegować niektóre obowiązki. Zarządzanie zadaniami i projektami pozwala dotrzymać terminów. Zobacz, czy możesz przypisać zadanie, a także tworzyć niestandardowe przypomnienia. Sprawdź, czy dostaniesz przypomnienia na maila lub telefon.

Program do obsługi kancelarii powinien też oferować opcję śledzenia czasu. Zobacz, czy możesz go zintegrować z bieżącym oprogramowaniem do pomiaru czasu. Idealnie, jeśli program ma wbudowane timery, które w każdej chwili możesz uruchomić/zatrzymać. Wtedy możesz skuteczniej monitorować czas pracy.

Kompleksowe oprogramowanie oferuje też funkcję fakturowania i rozliczenia. Jeśli jesteś zadowolony z jakiegoś programu do fakturowania, zobacz, czy można go zintegrować. W ten sposób zaoszczędzisz sporo czasu i nerwów.

Zarządzanie dokumentami i pocztą e-mail

Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie dokumentami, koniecznie wybierz odpowiedni program do obsługi kancelarii. Może oferować różne przydatne funkcje, takie jak zarządzanie dokumentami w różnych formatach, wyszukiwanie globalne, oznaczanie i profilowanie dokumentów. Programy mogą również oferować wprowadzanie metadanych i rejestrowanie/wyrejestrowanie spraw. Sprawdź, czy oferują opcję zarządzania skrzynką mailową. Dzięki niej możesz sprawniej odpowiadać na wiadomości klientów.

Jakie funkcje powinien oferować program do obsługi kancelarii?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here